为响应国家节能减排政策的要求,满足日照市日益增长的热负荷需求,发展热电联产,改善生态环境,日照市政府与华能山东发电有限公司签订《电源和供热项目开发建设战略合作框架协议》,对华能日照电厂一期两台机组进行供热改造。
在改造项目实施过程中,档案利用贯穿项目改造的全过程,有力地促进了项目的按期建设完成,项目文件及时整理归档,为后期的生产、运营提供了快速有效的服务。档案人员提前介入,提供原始数据,有效缩短前期准备时间
改造项目伊始,便成立档案专门小组,根据建设任务,档案人员提前做了大量的准备工作,调阅案卷200多卷,整理出档案目录,提供给项目人员。一方面,提供改造项目前期工作各阶段审批文件、可研报告、勘测设计、日照市供热专项规划等案卷25卷,配合设计单位完成了可研报告、初步设计、施工图、主体设计等相关设计；另一方面,根据日照市供热规划及上汽厂提供的本体改造方案,把厂区管道、循环水管道、厂外补充水管道、对外供汽、回水、补水、相关改造系统的配电、控制系统方案及其他有关配套工艺系统设施等的设计相关案卷60余卷提供给项目部,负责与外网设计单位的设计接口工作,同时,提供总体规划及总平面布置图,确定厂区供热首站的位置、有关厂区管道的改造设计工作。
日照电厂两台机组都是进口设备,改造前已投运10年以上。在汽机本体改造可研分析期间,档案人员配合上汽厂开展可研工作,为上汽厂提供运行数据及原设计热平衡图4张、机组运行数据77项、原汽轮机本体设计的9卷档案,并提供了A列施工工图、联络平台等12卷图纸,完成主厂房A排梁柱结构加固工程设计,顺利完成了项目设备改造设计。
期间,由于一期工程是进口设备,档案全是英文,档案人员熟记KKS编码,档案业务熟练,利用档案软件查找案卷准确、及时,为各方提供了大量的档案电子版。档案人员通过提前介入项目开展档案工作,用规范的档案管理和务实细致的服务态度缩短了供热改造前期准备工作时间。
充分发挥档案部门的作用,做好服务者、记录者,为后期生产、运营服务打下基础
为施工现场提供便利,做好服务者。由于工期短、任务重,纸质文件、施工图等提供不及时,档案人员就采取电子文件上传的方式,确保到场的施工图、变更、设备文件等第一时间发放到各参建单位手中,推动报审文件流转,积极推进工程项目的进展。
加强施工期间文件管理,做好记录者。工程项目与档案管理同步进行,档案人员结合工程实际制订了《供热改造项目档案管理办法》,明确了各参建方责任和文件编制、范围、移交时间等；参与合同的签订,把档案的要求写进合同中,来约束档案的形成、数量和质量；在项目开工前进行档案交底,要求各参建方确定档案管理专职人员,提报所属项目的归档范围及档案管理制度等,从源头控制了文件的管理与形成。
参加工程项目例会,控制文件的形成、积累。对各参建单位提出的档案管理的有关问题协同解决,监督施工进度与文件材料形成进度同步进行,审查各阶段应完成的文件归档范围、形成的施工文件的质量。深入现场指导各参建单位档案管理与收集工作,特别对隐蔽、试验、材料的复试报告等重点检查,较好地控制了施工文件的形成、积累。
参加竣工阶段验收,保证档案质量。组织人员对各参建单位形成的档案进行检查,不合格的要求立即整改,监理审核合格才能移交归档,档案不合格的不进行工程结算。档案人员全过程参与,调动各参建方全员参与,防止了资料的散失,有效保证了形成的档案质量。
同步推行档案信息化建设,提高档案服务质量。档案人员把档案进行了数字化整理,利用档案软件实现资源共享,档案数据实时浏览,提高了档案的信息化程度,为档案利用开辟了更高层次的服务。
城市供热是一项民生工程,必须保证供热质量和供热的连续性,决不允许出现大面积停供现象。为防患于未然,工程竣工后,档案人员编制了《供热改造项目专题汇编》,致力于加强问题整理,力求内容准确、问题集中、有针对性。通过档案的齐全、完整、准确以及数字化档案管理,为系统的运行、设备的安全稳定提供强有力的保障,为后期运维工作提供便利,并为二期供热改造起到借鉴作用。
效果及影响
在供热改造工程中,经过档案人员的努力,帮助参建各方相继克服了工期短、时间紧、任务重等实际困难,有效提升了工作效率,缩短了工程建设工期。不但创造了经济效益,更为日照市的冬季供暖提供了充裕的时间。
在山东省热电联产机组认定过程中,档案提供了电子申报材料26卷,竣工决算审计中提供原始数据档案245卷。在供暖季更是及时准确地利用档案,消除故障和隐患,为市民供暖提供有力保障,树立了良好的社会形象。
本工程改造完毕后,热效率提高到50.2%,每台机组年节标煤2.82万吨,极大地减少了供热地区污染物的排放量。
有效改善了当地的生态环境,提高了能源利用率和供热稳定性,对日照市的经济发展、城市建设、投资环境和居民生活水平提高起到了积极的作用。
